Manuale di gestione documentale alla luce delle nuove linee guida AGID sul documento informatico
L’Agenzia per l’Italia Digitale (c.d. AGID) ha emanato la Determinazione n. 407/2020, in seguito aggiornata con Determinazione n. 371/2021 del 17 maggio 2021, con la quale ha dettato “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” applicabili anche alle istituzioni scolastiche.
Ai sensi delle suddette linee guida, la Dirigente Scolastica ha redatto con provvedimento formale il Manuale di gestione documentale, pubblicato in data 31.12.2021 sul sito istituzionale, sezione “Amministrazione trasparente” – Atti generali.
Cos’è il Manuale di gestione documentale.
Il Manuale di gestione dei flussi documentali definisce l’intero processo interno di gestione dei documenti informatici e non, fissando in maniera puntuale la suddivisione dei compiti (e delle relative responsabilità) del personale scolastico addetto.
Nello specifico, organizza le attività di:
- creazione, acquisizione, registrazione, classificazione, assegnazione, e fascicolazione dei documenti informatici;
- archiviazione e conservazione documentale, compresa la gestione degli archivi storici e delle procedure di scarto documentale;
- gestione dei flussi documentali e archivistici dell’Istituzione scolastica;
- gestione dei documenti non informatici;
- accesso civico generalizzato (FOIA);
- predisposizione delle misure di sicurezza informatiche, nel rispetto del Codice sulla Privacy;
- individuazione del Responsabile della gestione documentale, del suo sostituto, del Responsabile per la prevenzione della corruzione e della trasparenza, del Responsabile della protezione dei dati (il c.d. DPO, ai sensi dell’art. 37 del Regolamento UE 679/2016), del Referente per l’indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).
Il manuale deve essere aggiornato periodicamente, anche in relazione alle circostanze organizzative e gestionali che incidono sull’amministrazione.
La sua pubblicazione sul sito web istituzionale ne garantisce la conoscibilità anche per soggetti esterni che si relazionano con l’istituzione scolastica.
A seguito della formale adozione, il Dirigente scolastico deve procedere alla nomina dei soggetti interessati alla gestione documentale: Responsabile della gestione documentale, del suo sostituto, del Responsabile per la prevenzione della corruzione e della trasparenza, del Responsabile della protezione dei dati (il c.d. DPO, ai sensi dell’art. 37 del Regolamento UE 679/2016), del Referente per l’indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).
Il manuale e i relativi allegati sono disponibili al seguente LINK